Langmobile Fin 5 Oct 2018

L’organisation pour les nuls !

L’organisation pour les nuls !
mercredi 22 août, 2018

Si Obélix est tombé dans la potion magique décuplant la force quand il était petit, moi je suis probablement tombée dans la potion magique dévolue à l’organisation. En outre, mes huit années à titre de MMMT (mère monoparentale à mi-temps !) et mon horaire de travail atypique ont exacerbé mes qualités de planificatrice (au point où je dois faire un véritable effort pour que mon cerveau ne soit PAS en mode organisation).

Bien que je m’énerve moi-même parfois (le pluriel étant tout à fait approprié ici) par mon constant souci d’optimisation, il n’en demeure pas moins que ma capacité à organiser me facilite la vie la majorité du temps, et me permet d’accomplir plus de tâches avec un moindre effort, ce que plusieurs personnes qui me connaissent disent admirer chez moi.

 

Je vais donc partager avec vous mes meilleures astuces d’organisation, mais aussi quelques idées d’outils qui peuvent littéralement changer votre vie. Comme la rentrée est un moment charnière de l’année, vous pourrez en profiter pour vivre enfin une vie plus simple et moins stressante.

 

L’organisation : un mode de réflexion

 

Même si vous êtes convaincue que l’organisation et vous êtes deux entités non compatibles, sachez qu’être organisé constitue un réflexe qui se développe. Pour y arriver, l’usage d’outils de planification est un premier pas qui m’apparaît essentiel et accessible à tous. Ces outils ont l’avantage de vous libérer le cerveau, de vous fournir une excellente vue d’ensemble de votre temps et de vous obliger à prendre le temps de vous organiser.

 

L’agenda et le calendrier s’avèrent des incontournables. Évidemment, à l’ère des technologies, vous pouvez vous munir d’autre chose qu’un agenda papier ou un calendrier de frigo, qui demeurent tout de même très pratiques. Personnellement, je croyais ne jamais me départir de mon agenda traditionnel, avec lequel j’avais une relation d’amour proche de la dépendance affective, mais j’ai fait le saut il y a deux ans, et avec le recul, je regrette de ne pas l’avoir fait avant. Les bénéfices m’apparaissent énormes d’utiliser le virtuel, puisque la plupart des agendas électroniques se synchronisent entre vos différentes plateformes (cellulaire, tablette, ordinateur). En outre, ils peuvent être partagés avec d’autres membres de votre famille et plusieurs sont gratuits.

 

Par exemple, si vous vous servez de Google Agenda et Google Calendar, vous pouvez intégrer les agendas de tous les membres de votre famille dans un seul et même calendrier virtuel. Chaque membre se verra alors attribuer une couleur distinctive permettant de percevoir aisément qui fait quoi en tout moment. Ainsi, si vous êtes chez le dentiste avec les enfants, votre chéri le saura (et pourra préparer le repas en attendant votre arrivée… ou passer du temps tranquille sur sa tablette, selon l’humeur qu’il souhaite que vous ayez à votre retour à la maison ??). Les activités des enfants seront notées, et la liste des tâches pourra être intégrée à l’agenda, afin de ne rien oublier (votre conjoint n’aura plus d’excuses, mais vous non plus !). Blague à part, l’agenda permet d’obtenir une bien meilleure gestion du temps sans faire plus d’efforts. Le quotidien devient plus fluide, moins « surprenant » (dans le mauvais sens du terme). Avec des enfants, c’est là un atout notable !

 

Le bon moment pour chaque chose…


Pour développer des capacités de planification, il faut prendre le temps. Ainsi, vous pouvez déterminer un moment, chaque matin ou chaque soir, pour jeter un coup d’œil à ce qui est au programme. En outre, quand des activités ou des tâches s’ajoutent au menu, prenez l’habitude de les noter immédiatement à l’agenda (d’où l’avantage d’un agenda électronique qui est aussi présent sur votre téléphone). Vous éviterez les oublis fâcheux.

 

Personnellement, dès qu’une nouvelle tâche se pointe à l’horizon, j’établis tout de suite le moment où je veux l’exécuter. J’ai réalisé qu’il est beaucoup plus facile (et moins déprimant !) de consulter une mini-liste de tâches que de consulter la liste complète (et éternellement renouvelable !) de tout ce que j’ai à faire et de piocher dedans. En effet, choisir prend un certain temps, et qui plus est, une longue liste donne une impression de lourdeur pouvant susciter un sentiment de découragement.

 

Concrètement, voici comment je procède pour éviter de me retrouver devant une montagne de tâches. Je détermine d’abord les moments pendant lesquels je ferai des tâches (p. ex. : samedi matin, mercredi soir, le tout étant variable d’une semaine à l’autre puisque mon horaire de travail n’est jamais le même…). J’indique à l’avance ces périodes dans mon agenda. Je les ai sympathiquement appelées « Les 12 travaux » (en hommage à Astérix, et non à Hercule !). Donc, chaque fois que je dois ajouter une tâche à ma liste, je la place dans la case « 12 travaux » qui me semble la mieux placée pour effectuer cette tâche, ou je crée une nouvelle case au besoin. Je le fais immédiatement, car comme je dis toujours : « Si je ne l’écris pas, je ne le fais pas ! », c’est aussi simple que cela. Malgré une excellente mémoire, je ne me fie jamais à celle-ci pour exécuter mes tâches (car la paresse pourrait me rendre amnésique !).

 

Mes périodes de « 12 travaux » peuvent évidemment contenir plus d’une tâche, selon leur longueur, car en une demi-journée, je peux accomplir beaucoup plus qu’en une heure. Quand arrive le moment de mes 12 travaux, je consulte simplement la case que j’ai créée et je fais ce qui y est indiqué. Rien de plus ! Ça m’évite de me sentir débordée par une trop longue liste, car la liste convient toujours au temps dont je dispose. En outre, cette méthode m’a permis de perfectionner, avec les années, ma capacité à estimer le temps requis pour les tâches (ce qui constitue l’une des habiletés à développer pour devenir bien organisée). Le fait de réaliser ce qui est prévu au programme a un résultat très positif sur le sentiment d’efficacité, ce qui fait toujours du bien au moral.

 

Être organisée, pour plus souplesse et de repos…


Évidemment, bien que j’essaie d’être disciplinée dans l’avancement de mes tâches, il m’arrive d’en reporter certaines (habituellement quand je n’ai pas le goût de les faire au moment prévu et qu’il n’y a pas de conséquence à cet élan de procrastination). Je reporte alors les tâches non effectuées à une prochaine case « 12 travaux », ce qui se fait rapidement en coupant-collant les éléments concernés.

 

J’aime beaucoup cette souplesse qu’offre l’agenda électronique. En un seul clic, les tâches ou autres éléments à l’agenda sont déplacés. J’oserais même dire que l’usage des technologies a fait de moi une personne qui s’ajuste plus facilement (car je suis de nature rigide, mais maintenant, je change mon horaire dès que cela apparaît nécessaire, après quelques secondes de réflexion et de frustrations intérieures…).

 

Je déplace donc mes cases, et je prévois aussi mes moments de repos et de sport. Deux avantages : rien d’autre ne peut alors prendre leur place dans l’agenda, et cela oblige à passer à l’action… ou à l’inaction (si vous avez envie, tout simplement, de relaxer en ne faisant RIEN !). Mes cases de repos se nomment ainsi : JSO ou MSO (Journée ou Moment Sans Obligation). J’en ai parlé à quelques reprises dans mes articles, mais je demeure tellement convaincue de leurs bienfaits (là, je m’adresse surtout aux femmes qui font tout passer avant leurs besoins et leur énergie) que, fidèle à mes habitudes d’enseignante, je répète la leçon encore et encore… Ces moments devraient apparaître à votre horaire au moins une fois par jour, ne serait-ce que 15 ou 20 minutes, et je crois aussi que vous devriez vous octroyer une journée par mois ne comportant aucune obligation, pour ne faire que ce dont vous avez envie… Pas d’excuse : si vous avez un conjoint, il peut prendre le relais, et si vous êtes monoparentale, bien vous le faites lorsque ce n’est pas votre semaine de garde. Vous deviendrez vite accro aux JSO, je vous le jure !

 

Prête pour l’agenda ?


Je n’en démordrai jamais : l’agenda est pour moi un outil essentiel à une vie plus simple et facile. Sans lui, je pense honnêtement que je serai depuis des années en état de perdition total ! C’est ce qui m’a permis de « survivre » depuis huit ans à la monoparentalité, aux trois emplois en même temps et à la gestion d’une maison sans aide. Si je discutais avec vous, vous verriez même mes yeux briller en parlant d’agenda (bon, j’avoue, c’est un peu fou, mais je m’assume !), toutefois j’ose espérer que si la planification et l’organisation ne sont pas vos atouts premiers, et que vous trouvez que votre vie familiale pourrait être moins chargée, j’aurai su vous donner envie de vous convertir à l’agenda ! Bonne rentrée !

 

Anik Routhier
Enseignante en Techniques d’éducation à l’enfance et maman

 

Votre choix d’outil électronique


Voici quelques outils que j’ai essayés, ou dont j’ai discuté avec d’autres mamans. Personnellement, j’aime beaucoup Microsoft Outlook. C’est le logiciel que mon employeur utilise, et celui que j’avais sur mon ordinateur, donc je l’ai naturellement choisi comme application sur mon téléphone. On peut aisément modifier des données sur le téléphone, mais le visuel coloré ne se voit qu’à l’ordinateur. Cela dit, je suis enchantée de la possibilité de colorer les cases, et mon arc-en-ciel hebdomadaire est composé de cases qui ont chacune une couleur assignée (bleu = présence au cégep, mauve = rédaction ou correction à la maison, orange = sport, turquoise = temps pour moi, rose = supervision de stage, jaune = 12 travaux… ; les enfants sont inclus dans les cases turquoise ou jaunes, selon ce que je fais avec eux). En cas de besoin, vous pouvez programmer des rappels ou des récurrences d’événements (pour ce qui revient sur une base régulière). Le partage de calendrier se fait aussi, et vous pouvez envoyer des demandes de rendez-vous aux autres membres de votre famille.


Je n’ai pas essayé Google Agenda ou Google Calendar, mais ils ont l’avantage d’être synchronisés avec votre compte Google (Gmail) et si vous optez pour le partage de calendrier, chaque membre de la famille aura une couleur (qui apparaît sur votre téléphone).


Fan de liste ? Wunderlist est une application qui pourrait vous plaire et vous permettra de gérer vos listes diverses. Intéressant pour les listes de tâches, mais aussi pour les listes de réflexion à long terme.











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